«La colaboración como clave en la gestión eficaz de proyectos», es una de las comunicaciones en formato de poster que se mostraron durante el transcurso de CONTART 2024, la Convención Internacional de la Arquitectura Técnica, los días 25 y 26 de abril en Ibiza.
Este poster está basado en la comunicación que incluimos a continuación y está ejecutada por nuestro colegiada Mónica Tello y por Mª Eugenia López, arquitecta técnica.
Resumen
El sector de la construcción, para que sea rentable a todos los agentes involucrados, precisa de una buena metodología de planificación, colaboración y coordinación y esto tiene que ir de la mano de la tecnología.
Se hace necesario tener un proyecto consensuado, cerrado y valorado por las distintas partes. Esto solo es posible haciendo el proyecto de manera colaborativa, llevando al día una previsión de costes asociados al diseño.
La forma de comunicar y hacer un seguimiento del proyecto es ayudándose de la tecnología mediante programas colaborativos, esto nos ayudará a automatizar tareas, agilizar y unificar las comunicaciones y llevar un flujo de trabajo en un entorno común de datos.
El modelado en BIM mediante vínculos hace posible modificar viviendas de forma mucho más rápida que el diseño mediante modelado en 2d.
El tener las mediciones codificadas y vinculadas entre programas como Revit y Presto hace que se puedan gestionar las modificaciones con mayor rapidez que si se hiciese de forma tradicional. Aunque es necesario un trabajo de control, codificación y gestión de cambios es el programa el que te exporta los datos entre los programas.
Actualmente en la ejecución de la obra hay un gran número de perfiles técnicos y un número mucho menor de mano de obra cualificada en el desarrollo de la misma, capataces, oficiales, peones.
PALABRAS CLAVE: Colaboración, proyectos, equipos, gestión, tecnología, coordinación.
1.- Introducción.
1.1.- Contexto.
A lo largo de las últimas décadas se han desarrollado millones proyectos a nivel mundial, y la realidad es que seguimos fallando en lo que a planificación se refiere y, en consecuencia, los costes reales se desvirtúan. Muchas empresas del sector de la construcción no son capaces de crear lecciones aprendidas ni de aplicar soluciones para evitar que sucedan de nuevo. Tuvo que venir una crisis inmobiliaria como la de 2008, lo suficientemente dura, para que algunos empresarios de la construcción mostraran interés y una necesidad de hacer las cosas de una forma diferente.
La realidad es que hoy en día los proyectos demandan procesos cada vez más optimizados, sostenibles, estandarizados, automatizados e industrializados, y si no queremos quedarnos atrás, debemos empezar a familiarizarnos con conceptos como el BIM, el LEAN y el IPD [2].
1.2.- Objetivo del trabajo.
El proceso de creación, desarrollo y ejecución de un proyecto ha ido evolucionado con el tiempo, pasando de ser un formato lineal, a ser un formato en estrella donde cada uno de los picos señala a un stakeholder. Desde el primer momento es necesario que todas las partes se involucren en el proyecto, se coordinen y trabajen de forma colaborativa, puesto que, normalmente, cada uno de ellos trabaja desde distinta ubicación; lo que requiere la utilización de las tecnologías para poder trabajar simultáneamente.
El objetivo de esta presentación es exponer cuáles son las nuevas formas o metodologías de desarrollar el trabajo y las herramientas utilizadas para ello.
2.- Desarrollo / metodología.
2.1.- Desarrollo de proyectos.
[8] El BIM es un concepto que comprende tanto programas informáticos como procesos de creación de modelos 3D enriquecidos a los que se conecta otra serie de información, CAD es una herramienta y el BIM una nueva forma de trabajar, digital y colaborativa.
La producción de planos en BIM puede llevar más tiempo al principio, pero las ventajas se traducen en la recopilación de datos adicionales. Al crear un modelo único, detallado y compartida, BIM permite que varias disciplinas colaboren en un diseño eliminando la sobrecarga asociada al tedioso intercambio de documentos por separado.
La utilización de BIM permite detectar errores, lo que reduce los costos y plazos de construcción. Los costes del proyecto se reducen entre un 15 y un 20%, mejoran la entrega y la calidad y los costes de explotación a lo largo de la vida útil se reducen hasta un 30%.
Un buen desarrollo del anexo de mediciones y presupuesto mediante partidas extraídas de bases de datos actualizadas periódicamente hace tener un mayor control de los costes de mercado.
Mediante la metodología BIM todo aquello que está modelado queda vinculado mediante codificación con partidas de presupuesto. Una vez exportados estos datos al programa de Mediciones y presupuestos se pueden extraer listados por conceptos, Mano de obra, materiales y maquinaria.
De estos listados se extraen datos importantes para el control de costos:
- Listado de materiales;
- Se observa el número de materiales diferentes y se pueden unificar de forma que se minimice el número de materiales diferentes. Se puede hacer de esta manera un ajuste desde el departamento de compras.
- Mayor cantidad de m2, posibilidad de mejor negociación de precio.
- Menos desperdicio de material por lo tanto menor cantidad de residuos.
- Listado de mano de obra con número de horas por partidas
- Se puede planificar con más detalle los recursos necesarios para la obra por partidas.
- Se observa el número de materiales diferentes y se pueden unificar de forma que se minimice el número de materiales diferentes. Se puede hacer de esta manera un ajuste desde el departamento de compras.
2.2.- La colaboración como clave en la gestión eficaz de proyectos.
Cuando se inicia un proyecto hay que hacer un estudio exhaustivo de los recursos necesarios para su desarrollo,
Ante esta situación, se hace imprescindible un trabajo colaborativo con un “gestor de proyecto” a la cabeza de la coordinación/planificación, que ha de cumplir y llevar un seguimiento en objetivos, alcances, fechas, presupuesto y flujos de comunicación. Por lo tanto, la coordinación empieza en el arranque del proyecto, dirigida por el “gestor de proyecto”, quien recoge toda la información que exista inicialmente sobre el proyecto, define los agentes necesarios, el objetivo del proyecto, los alcances (entregables, software y requisitos mínimos de calidad), la forma y las pautas de la comunicación del equipo, los hitos clave y el presupuesto objetivo marcado para este proyecto. En este proceso es clave marcar cuál va a ser la forma de trabajar, que pasa por la elección de las plataformas, la vinculación de mediciones, el formato de presupuesto, el modelado, las auditorías de coordinación, el Plan de Ejecución BIM (BEP), etc.
Figura 1. Trabajo colaborativo en BIM
2.3.- La colaboración y el uso del BIM.
Cuando hablamos de un proceso colaborativo debemos mencionar obligatoriamente la metodología BIM, que permite gestionar la información y los datos que comparten varias personas en torno a un proyecto de construcción. Esta metodología conlleva una adaptación de la comunicación de todos los intervinientes y de cómo se comparte la información [4].
La evolución de los proyectos en las últimas décadas ha pasado de dibujar en 2D a modelar en 3D, permitiendo alimentar cada elemento con información relacionada con diferentes fases de un mismo proyecto, como puede ser la documentación gráfica, la coordinación, la medición y gestión de costes (5D), la planificación en obra e incluso el Facility Management, tal y como se muestra en la Figura 2:
Figura 2. Gráfico de los distintos niveles de BIM
En un proyecto colaborativo el coste es uno de los factores más importantes, puesto que es lo que más interesa controlar, por todas las partes, además de cumplir los requisitos de la promoción. Por este motivo, el 5D o gestión de costes es una de las mejores ventajas que nos confiere la metodología BIM [5], puesto que nos permite:
- Valorar diferentes propuestas de diseño, a medida que el proyecto evoluciona.
- Generar gran parte de las mediciones de forma automática.
- Mantener y controlar información clave del modelo.
- Monitorizar los costes de cada etapa del proyecto, desde el diseño hasta las fases de proyecto de ejecución, construcción, explotación y mantenimiento.
- Realizar el seguimiento de las inversiones en toda la obra.
- Eliminar gastos inesperados.
De esta manera, facilitamos la interpretación del proyecto, agilizamos procesos en la toma de decisiones y controlamos en todo momento la información mediante la trazabilidad entre las distintas herramientas de trabajo.
2.4.- Herramientas colaborativas para la gestión de proyectos.
Para que la comunicación y la colaboración sean efectivas, deben ir de la mano de las herramientas tecnológicas [6].
La pandemia de COVID-19, junto con la necesidad de seguir produciendo durante este periodo, trajo consigo un aumento en el uso de las tecnologías para poder implantar nuevas formas de trabajo. Las empresas se vieron obligadas a adaptarse e investigar nuevas formas de comunicación. De forma paralela, grandes multinacionales tecnológicas como Microsoft o Google aprovecharon la oportunidad para reinventarse y poner a disposición de los usuarios herramientas como Google Meet y Microsoft Teams, entre otras.
En el caso de Ingennus, Microsoft Teams supuso una revolución y cambió la forma de trabajar y de comunicarnos, convirtiéndose en nuestra herramienta de comunicación interna y externa de referencia. La experiencia adquirida – y contrastada – durante estos últimos 4 años ha sido un éxito y nuestro equipo ya no concibe una forma de trabajo que no implique su uso.
Por otro lado, para compartir la información de un proyecto ya contábamos con espacios en la nube, como por ejemplo Dropbox, Google Drive y OneDrive, pero necesitábamos herramientas colaborativas compatibles con la metodología BIM que nos permitiesen obtener una mayor trazabilidad. Es en ese momento cuando conocemos CDE (Common Data Environment) – o Entorno Común de Datos –, que no solo permite compartir todo tipo de documentos, sino que también permite visualizarlos y revisarlos in situ, mediante flujos de trabajo entre los agentes involucrados y sobre las versiones correctas. Algunos ejemplos de CDE son BIM 360, Dalux, Procore, usBIM.platform, etc.
En Ingennus optamos por implantar BIM360 en 2020 para las fases de diseño, mejorando así y agilizando los procesos tanto de gestión de entregas y documentación como de incidencias. En el caso de obra utilizamos tanto BIM360 como Dalux y Procore, ya que nuestros clientes apuestan por el uso de esta tecnología.
Para la gestión y planificación eficiente también debemos pensar en la manera óptima de disponer de toda la información necesaria y de qué forma la vamos actualizando sin tener que repetir procesos ni dejarnos nada por el camino. Y, precisamente hoy en día, lo difícil es elegir cuál de las numerosas opciones es la que mejor soluciona nuestros problemas en el día a día.
Tras tres años probando múltiples soluciones, concluimos que lo más importante es la conexión de información y, por tanto, de datos entre varias fuentes que se alimentan a diario por parte de distintas personas. Y esto es posible mediante Excel y Power BI, que facilitan la visualización de la información a través de la captación de datos de diferentes bases, creando para ti un traje a medida.
En cuanto la planificación la herramienta de gestión utilizada es el diagrama Gantt que ilustra el trabajo realizado durante un periodo de tiempo en relación con el tiempo previsto para el trabajo. Este diagrama incluye una lista de tareas y un cronograma con barras, incluyen fechas de inicio y de finalización de las tareas, los hitos, la dependencia entre tareas y las personas asignadas.
3.- Resultados y discusión.
Nuestra experiencia a lo largo de 2023 en proyectos colaborativos ha hecho posible que las entregas de los colaboradores sean en la fecha acordada y no haya retrasos.
Se agilicen y se reducan los cambios durante las fases de proyecto, hay fechas límite para la aceptación de los cambios, controlando a su vez los costes. Al mismo tiempo, la colaboración en CDEs ha facilitado y mejorado los procesos de gestión, revisión y coordinación a nivel interno y externo.
De la misma manera, la figura del gestor de proyecto llevando un seguimiento de planificación, comunicación, coordinación y alcances, ha hecho posible que no se hayan descontrolado los proyectos y no haya habido retrasos.
Añadir que el uso de herramientas vinculadas que extraen la información de bases que se alimentan constantemente, facilita la visibilidad y la correcta interpretación de la misma, permitiendo gestionar y planificar de una manera más eficaz.
4.- Conclusiones.
Paralelamente a la evolución en la metodología de desarrollo de proyectos, ha habido un progreso en las herramientas empleadas para su ejecución, por lo que cuando hablamos de la colaboración como clave en la gestión eficaz de proyectos debemos englobar ambos aspectos.
Tras implementar estas nuevas formas de trabajo colaborativo, concluimos que los beneficios que aporta esta metodología son los siguientes:
- Mejora de los resultados económicos.
- Alineación de metas y propósitos de las partes interesadas.
- Reducción de la exposición al riesgo en la planificación.
- Aumento de los beneficios asegurados a todos los agentes implicados.
- Apuesta por el talento colaborativo y aumento de la productividad del equipo.
- Mejora de la calidad sin necesidad de incrementar los costes.
- Reducción de los sobrecostes inesperados.
En este enlace se muestra el poster diseñado para CONTART 2024 con la información de esta comunicación.
